Preparando un listado

Un listado es muy uno de los elementos más comunes que podemos encontrar a la hora de trabajar con Excel, aunque no por este hecho es algo sencillo de elaborar. Hablaremos en todo momento de la fase de diseño para crear la hoja que contendrá nuestros futuros datos, por lo que deberemos garantizar una correcta representación de los mismos y evitar posibles errores del usuario de la hoja a la hora de introducir valores o manejar la tabla.

 

Como cualquier hoja, deberá ser configurada para que la impresión final y la navegación en la interfaz de Excel, sean adecuadas, para lo que te emplazo a otra entrada pinchando aquí.

Las herramientas que nos van a permitir 'formatear' correctamente nuestra hoja son 4:

 

1 - El panel de propiedades de la celda (o en general, de cualquier selección), nos va a dar el control sobre el tipo de dato que contiene nuestra celda. Estos formatos (de numero, de fecha, de porcentaje,...) están disponibles y son básicamente intuitivos, lo único que tenemos que considerar es que, como muchas veces queremos operar con los valores numéricos de nuestras celdas, no podremos añadir texto salvo que queramos que el resultado de la operación sea algún tipo de error. En ese caso, ¿cómo añadimos las unidades? Es sencillo: si en formato personalizado, indicamos 00,00 “cm”, Excel entenderá que, al introducir, por ejemplo, 3 en una celda, queremos poner 03,00 cm (con un cero delante). En el caso de un código postal, bastará introducir 2660 para que se convierta en 02.660 utilizando el código 00.000. Las posibilidades se aumentan si se añaden caracteres de fecha, de manera que si, por ejemplo, configuramos una celda con:

"Buenos días. Hoy es "dd" de" mmmm" de " aaaa,

se mostrará, cuando se incluya la fecha de 20/04/2010, el siguiente texto:

Buenos días. Hoy es 20 de abril de 2010

aunque su contenido sea únicamente:

20/04/2010

 2 - Configurado el formato o aspecto del contenido (incluiremos alineación, bordes, tramas,...), debemos garantizar que los datos introducidos sean correctos. Para ello, bajo el menú Datos – Validación, podemos imponer una serie de condiciones a los valores permitidos, acotando los posibles errores. Estas condiciones pueden ser obligatorias (mensaje de tipo limite o advertencia) o recomendadas (mensaje de información) en función del tipo de “mensaje de error” que generemos, permitiendo además un mensaje emergente cuando nos posicionemos en la celda que hayamos configurado así. Solo quedará establecer qué condición debe cumplir el dato. Algunos ejemplos son:

• Un número de teléfono, deberá encontrarse entre el primer y el último número de 9 dígitos, es decir, un número entero entre 100.000.000 y 999.999.999, aunque afinando un poco, seguro que podremos considerar que, si es un teléfono fijo, empezará por 9, y por tanto deberá estar entre 900.000.000 y 999.999.999.
• Un DNI son 8 números y una letra, de manera que deberá tener una longitud de texto de 9 caracteres exactamente (obligamos así a incluir el 0 en caso de que empiece por este valor).
• Si la celda solo puede contener un rango de valores determinado, bastará elegir que se seleccione de una lista que deberemos escribir en la hoja (fuera del área de impresión) y modificar a nuestro antojo. Las opciones posibles pueden o no presentarse mediante un desplegable que aparecerá cuando nos posiciones en la celda configurada. Muy útil en caso de hombre/mujer, si/no/NSNC,...
• Un fecha también suele presentar restricciones, de manera que, si la celda debe contner fechas del 2010, el dato introducido deberá estar entre el 01/01/2010 y el 31/12/2010.

3 - Por último, algunas celdas, deberán presentar un aspecto (bordes, tramas y fuente) distinto en función de su contenido, para lo cual existe “formato condicional” bajo el menú Formato. Son reglas sucesivas que se aplican solo cuando valor coincide con una de ellas. Es facil entender que si un alumno saca menos de un 5, su nota puede aparecer en rojo, mientras que si no es así, se mostrará en verde. Bastará con poner el color de la fuente en verde y añadir una regla que diga si “es menor” de “5”, pon la fuente de color rojo.

4 - Antes de terminar debemos proteger aquellas celdas que no contienen datos, es decir, las que el usuario no tocará; para ello seleccionamos solamente las que debería manejar (las que hemos configurado), y desmarcamos la opción “bloqueada” en el Formato de Celda, pestaña proteger. Para proteger la hoja, en Herramientas – Proteger encontramos, entre otras, la opción de no permitir al usuario seleccionar aquellas celdas “bloquedas” (es decir, todas menos las que contienen datos), pudiendo usar contraseñas de control que nos la pedirá al abrir el documento, al desproteger,...

Antes de proteger, recuerda que es probable que hayas aplicado todo el formato explicado en la primera celda, con lo acuerdate de "extender" el formato con el tirador de autorrlleno, con la brocha de pegar formato, o simplemente copiando, pegando, y eliminando el contenido.