Lo primero que debemos considerar si no queremos perdernos entre miles de celdas es que, una tabla demasiado grande, deberá ser configurada correcctamente si la queremos imprimir o trabajar con ella en Excel (usando la división en paneles). Pero desde luego, en una tabla que contenga demasiados registros (conjunto de valores que hacen referencia a la misma entidad) será casi imposible localizar algunos datos sin herramientas como las que en esta entrada se detallan.
Básicamente van orientadas en 3 sentidos:
- Edición - Buscar: Esta opción es un clásico en cualquier programa si de lo que se trata es de localizar un conjunto de caracteres (Control+B en Excel y Control + F en otros programas de Find =Buscar). Si sumamos que, además, puede funcionar sobre una selección, aumentan sus posibilidades de una forma exponencial.
- Datos - Ordenar: Un rango de datos se puede ordenar creciente o decrecientemente y en función del tipo de datos que contenga una fila (solo funciona para tablas donde un mismo registro se extiene a lo largo de una fila con sus campos separados en cada columna.... lo más común). Sobre un rango o conjunto de celdas, nos permite seleccionar un primer criterior de ordenación (por ejemplo, Primer Apellido) pasando al segundo en caso de que el primero coincida integramente en dos o más celdas (incluyendo los espacios en blanco!!) y así sucesivamente. Funciona perfectamente paro hay que considerar que, si hemos cogido la primera fila de los datos y ésta contenía los títulos, hay que marcar "primera fila de títulos" o "mis datos tienen encabezado" reconociendo en ese momento que podemos ordenar por "Apellido" en lugar de por "A2" (si no lo hace automáticamente).
- Datos - Autofiltro: Nos permite recolocar (mientras el filtro está activo) todos los datos o simplemente mostrar aquellos que nos interesen con condiciones sucesivas y acumulativas. Un filtro se aplica sobre la primera celda una columna y afecta a a las celdas que que tiene debajo y las de su misma fila. Por ejemplo, si en una tabla de personas, en la columna EDAD aplicamos un autofiltro que indique "mayor de 18" y en la columna SEXO solo mostramos los que contengan "Mujer", el resultado de toda la tabla mostrará solo a las mujeres mayores de edad. Todos los datos siguen estando presentes en la tabla pero ocultos por el filtro y bastará con desactivar los marcados (con un simbolo especial) para volver a hacerlos aparecer.
EJERCICIO: Sobre esta tabla que contiene datos de todos los paises del mundo y con ayuda del post (que se abre en nueva ventana con target='_blank') para la configuración de impresión, se piden los siguientes ejercicios que se anotarán en otra hoja a la que se llamará "análisis" para mandarmelos al acabar:
- Preparar la hoja para imprimirla con los encabezados presentes en todas las páginas tipo A4 vertical y aprovechando la mayor parte del papel (centrando en la página e incluyendo encabezados y pies de página según criterio de cada cual).
- Organiza la hoja diviendo los paneles e inmovilizándolos después para que siempre esté disponible el encabezado.
- Inica la población de Brunei en 1996 (Busca Brunei y localiza su población)
- Ordena los paises por orden alfabético. Indica cual es el primero y el último de la lista. (Datos- Ordenar por "paises")
- ¿Qué pais tiene 11500000 habitantes? (filtro: población= por numero igual a)
- Localiza los tres país con mayor densidad de población (filtro: Densidad de población=los diez mejores: superiores).
- De los paises de Europa, ¿qué cinco paises presentan la menor mortalidad infantil? (doble filtro: Continente=europa y Mortalidad=los mejores: inferiores)
- Localiza el pais de cada cotinente de mayor índice de crecimiento.(filtro: de mayor a menor aplicado sobre filtro sucesivo por continente)
Copia y pega el resultado del ejercicio en el formulario de envio de correo que tienes a tu derecha (sugerencias) y enviamelo para que lo evalue
